لضمان سلامة القيمة المادية والفكرية للأرشيف الأصلي على المدى الطويل يتم توفير الحماية اللازمة والظروف المناخية والبيئية المناسبة لحفظ الأرشيف حسب نوعية الوعاء.
الهدف:
توفير الظروف المناسبة في مواقع حفظ الأرشيف لحماية المواد الأرشيفية بشتى أنواعها من التلف.
وضع الضوابط والأسس التي تساعد في حفظ المواد الأرشيفية.
حث الجهات الحكومية والخاصة على تحويل أرشيفها إلى الأرشيف و المكتبةتطبيق معايير الأمن والسلامة، وأفضل الممارسات العالمية في تجهيز وتأمين أماكن حفظ المواد الأرشيفية.
نص السياسة:
تطبق سياسة حفظ الوثائق في الأرشيف و المكتبة الوطنية بمراعاة الإجراءات اللازمة لتخزين وحماية الوثائق بشتى أنواعها وأشكالها، على النحو التالي:
تخصيص مخازن لحفظ الوثائق بتطبيق المواصفات القياسية الدولية في مجال حفظ واسترجاع الملفات، بما يضمن المحافظة على سرية الوثائق.
جمع الوثائق الأصلية المنتهية الصلاحية بالنسبة لمنتجيها في الجهات تخصيص مساحات التخزين لكل نوع من أنواع الوثائق والأرشيف، تتسم بالبيئة المناسبة للحفظ على المدى الطويل.
إعداد خطة دورية لعمليات الصيانة ورقابة الظروف البيئية للمباني ومساحات حفظ الوثائق.
تقييم الأرشيف و المكتبة الوطنية للوثائق التاريخية من أجل اختيارالحرص على نظافة وصيانة أجهزة حفظ الأرشيف والوثائق الحساسة والهشة لتفادي ضياعها.
وضع تعليمات الأمن والسلامة والبيئة المناسبة، ومتابعة تطبيقها في أحسن الظروف لتخزين وحماية الوثائق.
تأمين مخازن الحفظ بوضع نظام مراقبة الدخول والخروج؛ لتفادي تسرب الوثائق ومن ثم ضياعها.
وضع خطة للطوارئ ومواجهة الكوارث ونشرها ومراجعتها مع الجهات المتخصصة "الدفاع المدني".
تصميم أدلة إرشادية لصالح مستخدمي الوثائق، تبين كيفية تجنب الأخطار والأضرار على الوثائق.
التأكد من أن كل الشروط والمواصفات القياسية والظروف الأمنية متوفرة عند عرض الوثائق الأرشيفية في المناسبات والمعارض.
تطبيق جميع القوانين واللوائح الخاصة بالصحة والسلامة المهنية في إمارة أبو ظبي ودولة الإمارات العربية المتحدة.
سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في إتاحة الوثائق
سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في إتاحة الوثائق
تضع هذه السياسة المبادئ الأساسية للعملية القانونية التي يتم بها توفير المواد الأرشيفية للباحثين والمتعاملين وفق ما يمليه القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف و المكتبة الوطنية المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 ولائحته التنفيذية والإجراءات المعتمدة بالأرشيف.
الهدف:
1. تمكين الأرشيف و المكتبة الوطنية من تحديد شروط الاطلاع على الأرشيف والمعتمدة بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
2. تمكين الباحثين من الوصول إلى المعلومات والوثائق المحفوظة لدى الأرشيف و المكتبة الوطنية؛ لإنجاز بحوثهم وإثبات حقوقهم والمسؤولين لدعم قراراتهم.
نص السياسة:
يلتزم الأرشيف و المكتبة الوطنية بالتالي:
عند تداول الوثائق وإتاحتها للباحثين، تطبق الشروط التالية:
ألا تكون الوثيقة المطلوب الاطلاع عليها مصنفة "سرية".
توفير الوثائق التي تتضمن مادة معلوماتية للباحثين الراغبين في الاستفادة منها.
أن تكون الوثيقة مفيدة للبحث العلمي والتاريخي بحسب نظام التصنيف المطبق في الأرشيف و المكتبة الوطنية.
أن يكون الاطلاع وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
للمدير العام، حسب تقديره، حرية الموافقة على إطلاع الباحث على النسخة غير الإلكترونية للوثيقة.
بمقتضى هذه السياسة وبناء على تقييم الوثائق، يقوم الأرشيف و المكتبة الوطنية بتحديد أصناف الوثائق التي يمكن الاطلاع عليها حسب المعايير والقوانين المعتمدة لديه.
يُتاح الاطلاع على الوثائق المحفوظة بالأرشيف و المكتبة الوطنية بعد زوال تصنيف "السرية" عنها.
وضع التدابير اللازمة لضمان عدم ضياع أو تضرر الوثائق من جراء تداولها.
وضع إرشادات وإجراءات تداول الوثائق الإلكترونية والسمعية البصرية بناءً على هشاشة أوعيتها.
وضع التدابير لمنع تناقل الوثائق المستعارة بين الوحدات والموظفين والباحثين ومنع تسرب محتوياتها.
تطبيق الإجراءات المناسبة لإرجاع جميع الوثائق في الوقت المحدد مع إمكانية التمديد حسب الحاجة لضرورة البحث.
الالتزام بإجراءات وشروط الاطلاع على الأرشيف الخاص المودَع لدى الأرشيف و المكتبة الوطنية.
سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في جمع الأرشيف التاريخي
سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في جمع الأرشيف التاريخي
تضع هذه السياسة العملية القانونية يتم من خلالها تنفيذ استراتيجية الأرشيف و المكتبة الوطنية في وجمع الوثائق التاريخية لبناء المقتنيات وتشكيل الرصيد الأرشيفي و المكتبة الوطنية، لوضعه في متناول الباحثين والمواطنين للاستفادة منه في توثيق تاريخ الدولة.
الهدف:
تنفيذ إستراتيجية جمع وحفظ الأرشيف التاريخي لدولة الإمارات العربية المتحدة.
تبيين مسؤوليات الأرشيف و المكتبة الوطنية والجهات الحكومية والخاصة في مجال جمع وحفظ التراث الأرشيفي و المكتبة الوطنية.
حث الجهات الحكومية والخاصة على تحويل أرشيفها إلى الأرشيف و المكتبة الوطنية بعد انتهاء الحاجة إليه بالنسبة للعمل الرسمي.
توفير التوجيهات الأساسية في تحديد أنواع الأرشيف التاريخي الذي يجب أن يحوّل إلى الأرشيف و المكتبة الوطنية أو أحد أفرعه من أجل الحفظ الدائم.
البحث على الأرشيف الخاص من أجل تنفيذ آليات استلامه في الأرشيف و المكتبة الوطنية.
نص السياسة:
يلتزم الأرشيف و المكتبة الوطنية بجمع الوثائق العامة والخاصة مهما كان شكلها أو وعاؤها، المنتجة من طرف الجهات الحكومية، لتطبيق سياسة بناء المقتنيات على النحو التالي:
وضع الآليات والتدابير والإجراءات والضوابط والمعايير اللازمة لتحويل الوثائق من الجهات الحكومية إلى الأرشيف و المكتبة الوطنية للحفظ في أحسن الظروف على المدى الطويل.
جمع الوثائق الأصلية المنتهية الصلاحية بالنسبة لمنتجيها في الجهات الحكومية والمؤسسات العامة والخاصة سواء داخل الدولة أو خارجها واستيفائها الشروط والضوابط المحددة للحفظ الدائم.
التزام جميع الجهات الحكومية بتطبيق إجراءات تحويل الوثائق الدائمة والتاريخية المعتمدة بالأرشيف و المكتبة الوطنية اعتماداً على خطة حفظ الملفات.
تقييم الأرشيف و المكتبة الوطنية للوثائق التاريخية من أجل اختيار الملفات أو المجموعات الأرشيفية ذات القيمة التاريخية، الوطنية والدائمة.
التزام الأرشيف و المكتبة الوطنية عند تقييم الملفات التاريخية لحفظها الدائم بالضوابط التالية:
الوثائق المتعلقة بالإستراتيجيات والسياسات.
الوثائق المتعلقة بتنظيم الجهات الحكومية والخاصة.
الوثائق التي تحتوي على معلومات حول المجتمع.
الوثائق ذات الطابع الفني والتقني والعلمي الذي يمثل مرجعية علمية للبحث التاريخي.
الوثائق التي تحتوي على معلومات عامة ذات طابع تاريخي حول الأحداث والشخصيات، والمواقع والمباني التراثية وغير ذلك.
6. جمع الوثائق الناتجة عن نشاطات المؤسسات الخاصة التي تمارس على التراب و المكتبة الوطنية أو خارجه والمتعاقدة مع جهات حكومية لإنجاز مشاريع أو تقديم خدمات ذات طابع عمومي.
جمع الوثائق من الخواص بالطرق والأساليب القانونية والفنية (الشراء، قبول الهبات، والإيداع) شريطة أن تتوافر فيها القيمة التاريخية أو الوطنية. ويسعى الأرشيف و المكتبة الوطنية لأخذ الأولوية في شراء أي وثيقة خاصة ذات علاقة بتاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة، معروضة للبيع حيثما كان خارج الدولة أو داخلها.
قبول أية هبة واردة من أحد الأعيان أو الشخصيات، أو العائلات أو المؤسسات الخاصة سواء من داخل الدولة أو خارجها، بمبادرة من الجهة المانحة؛ فتنتقل ملكية الوثائق الموهوبة إلى الأرشيف والمكتبة الوطنية.
سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية
سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية
تضع هذه السياسة نظاماً متكاملاً يسعى إلى تنظيم عملية إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية في كل مراحل دورة حياتها تنفيذاً لمتطلبات القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف و المكتبة الوطنية المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 ولائحته التنفيذية، لضمان انسيابية استخدام والاستفادة من الوثائق طيلة فترة حياتها بالأرشيف والمكتبة الوطنية.
الهدف:
توفير إطار لإدارة الوثائق والملفات خلال دورة حياتها منذ النشأة لغاية الحفظ الدائم أو التخلص منها.
توفير الإرشادات والتوجيهات بشأن إنشاء وإدارة الوثائق الورقية والإلكترونية بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
تحديد مسؤولية كل طرف مشارك في عملية نشأة وإدارة الوثائق بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
تحديد الطرق العلمية في تخزين الوثائق والملفات الورقية والإلكترونية وشروط إتاحتها للمستخدمين بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
نص السياسة:
يلتزم الأرشيف و المكتبة الوطنية بتطبيق سياسة متكاملة لإدارة الوثائق بناء على أحدث التقنيات والتكنولوجيا في مجال البرامج والتطبيقات الحاسوبية المستخدمة في التوثيق والأرشفة الإلكترونية وإدارة المعلومات، بالإضافة إلى التجهيزات الخاصة بتخزين وتداول الوثائق الورقية والأوعية المعلوماتية الأخرى على النحو التالي:
وضع نظام إدارة الوثائق والأرشيف تحت إشراف الأرشيف و المكتبة الوطنية، وفقا للقانون الاتحادي رقم 7/2008م ولائحته التنفيذية.
إنشاء وتسلم والحفاظ على الوثائق والسجلات الرسمية لتوفير المعلومات الموثقة الكافية والمناسبة؛ لدعم النشاطات القائمة بالأرشيف و المكتبة الوطنية، وتقديم أدلة على الأعمال وكيفية أدائها والقرارات المتخذة.
تطبيق نظام إدارة الوثائق من خلال المراحل التي تمر بها الوثائق العامة (جارية، وسيطة ودائمة)، بناء على خطة حفظ الملفات المعتمدة بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
تنظيم الأرشيف الجاري والوسيط حسب المقاييس العالمية وأفضل الممارسات بما يضمن الاستفادة القصوى من الوثائق وبما يحفظ حقوق الأرشيف و المكتبة الوطنية والمتعاملين معه من جهة وبما يساهم في تطوير نظم إدارة المعلومات والمعرفة ويدعم اتخاذ القرارات.
وضع وتنفيذ خطة لحماية الوثائق الحيوية (vital documents) وتفادي الأضرار التي يمكن أن تلحق بها من جراء الكوارث وعوامل التلف.
تخزين الوثائق والحفاظ عليها وفقا للبنية الأصلية للملفات لتسهيل الوصول إليها في الوقت المناسب وتأمينها في مواقع التخزين.
وضع آليات لتسهيل الوصول إلى الوثائق بدقة وسرعة طبقا لسياسة أمن المعلومات.
ضبط عملية التخلص من الوثائق حيث لا يجوز إتلافها إلا في الحدود المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية للأرشيف و المكتبة الوطنية وفي إطار الإجراء المعتمد.
تصنيف الوثيقة "سرية" في حال احتوائها على معلومات قد يؤدي كشفها إلى المساس بأمن الدولة، أو بخصوصية الجهة الحكومية، أو الأشخاص العاديين المتعاملين معها.
يكون الموظفون مسؤولين عن حفظ الوثائق وسريتها طيلة مدة استخدامها.
تحفظ الوثائق السرية وفق الشروط المحددة لهذا النوع من الوثائق في الأرشيف و المكتبة الوطنية، ويوضع نظام لتتبع تداولها وجميع حركاتها والتحكم في نسخها.
إعداد نظام وظائفي لتصنيف الوثائق، وترميزها طبقاً للنظام المعتمد بالأرشيف و المكتبة الوطنية والمحدد في اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 والمواصفات القياسية ل "آيزو" 15489 (المنظمة الدولية للمعايير).
تحديد مدد حفظ الوثائق بناء على حاجة العمل والمتطلبات القانونية لحفظها في المكتب، وفي الأرشيف الوسيط.
توفير أحدث نظم إدارة الوثائق الإلكترونية والأجهزة المتطورة، وضمان حفظ النسخ الكترونية الاحتياطية على المدى الطويل.
نشر الوعي وتثقيف الموظفين بأهمية الوثائق وإدارة الوثائق ودور التقنيات الحديثة في الحفاظ عليها بتنظيم ورش عمل و دورات تدريبية دورية.
هل لديك أي أسئلة؟
إذا كان لديك أي استفسار ، قم بزيارة الأسئلة الشائعة التي تمت الإجابة عنها
