إجراء تشخيص وضع الأرشيف

التعريف:

يقوم وفد من لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية في الأرشيف و المكتبة الوطنية يتكون من خبير الأرشيف وعدد من موظفي قسم الأرشيفات الحكومية بالاجتماع مع الجهة الحكومية لتقييم وضع الأرشيف في تلك الجهة، والاطلاع على طرق حفظ الوثائق وتصنيفها بالاستناد الى القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008م ولائحته التنفيذية، والمعايير والمقاييس العالمية في مجال حفظ الأرشيف.

الهدف:

خطوات الإجراء:

• مساعدة الجهات الحكومية في تنظيم أرشيفاتها.
• تقييم وضع الأرشيف في الجهة الحكومية، والاطلاع على طرق حفظ الوثائق وتصنيفها.
• إعداد تقرير تشخيص وضع الأرشيف.

• إصدار قرار منع إتلاف الوثائق في الجهة المعنية.
• تشكيل لجنة داخلية لتنظيم الأرشيف في الجهة الحكومية، مع مراعاة توافر الشروط التالية:

• أن يكون رئيس اللجنة ذو منصب قيادي في الجهة يمكنه من تطبيق السياسات والإجراءات التنظيمية بشكل سهل وميسر.
• أن يكون من بين الأعضاء أحد موظفي الأرشيف بالجهة المعنية.
• أن يكون أحد الأعضاء من قسم تقنية المعلومات.
• استمرارية الأعضاء في اللجنة وعدم تغييرهم بشكل مستمر.

• اعتماد اللجنة من رئيس الجهة.
• إرسال قرار تشكيل اللجنة برسالة رسمية إلى الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• التنسيق مع الجهة لتنظيم اجتماع تشخيص وضع الأرشيف.
• الاجتماع مع الجهة.
• الاطلاع على مواقع حفظ الأرشيف في الجهة الحكومية.
• إعداد تقرير تشخيص وضع الأرشيف من قِبل الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• إعداد رسالة رسمية مرفقة بتقرير تشخيص وضع الأرشيف.
• التنسيق مع الجهة الحكومية المعنية لعرض التقرير.

ملاحظة: لن يتم اعتماد الطلب إلا بعد اعتماد اللجنة من رئيس الجهة الحكومية.

إجراء الأمن والسلامة وحفظ الأرشيف

التعريف: مجموعة من التدابير يتم اتخاذها وفقا للمواصفات القياسية لتفادي وقوع أية أضرار على المواد الأرشيفية المحفوظة بالأرشيف و المكتبة الوطنية أو فقدانها.

الهدف : يهدف الإجراء إلى :

• تحقيق أعلى مستويات الأمن والسلامة في مواقع حفظ الأرشيف بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
• توفير البيئة المناسبة للحفاظ على المواد الأرشيفية المحفوظة.
• التخطيط للاستعداد لمواجهة الكوارث والاسترجاع بعد وقوعها.

توفير المواصفات المناسبة في مباني وقاعات الأرشيف:

• اختيار الموقع المناسب.
• تصميم المخازن ومواقع تخزين الأرشيف حسب مواصفات الأمن والسلامة وتفادي استخدام المواد الضارة والخطيرة فيها مثل: الكهرباء وقنوات المياه.
• تأمين المداخل والمخارج (الأبواب - الحراسة).
• اختيار وتركيب التجهيزات المناسبة لتصفيف الأرشيف (رفوف حديدية).
• توفير المناخ المناسب (درجات الحرارة ونسبة الرطوبة);
• تركيب نظام تكييف الهواء.
• توفير فتحات للتهوية الطبيعية للمخازن عند الحاجة.
• توفير نظام الكشف المبكر عن الحريق، ونظام الإطفاء التلقائي للنار;
• التخطيط و تنفيذ عملية المراقبة الدورية لمعدات وأجهزة الحفظ والأمن والسلامة في مواقع الأرشيف.
• وضع نظام مكافحة الحشرات والقوارض، والتنظيف الدوري للمخازن.

إعداد خطة الاستعداد ومواجهة الكوارث:

•  إشعار وإعلام الموظفين بالإجراءات الاستعجالية اللازم اتخاذها في حالة الطوارئ.
• تحديد قائمة المسؤولين والمناطق الحساسة، من خلال خرائط المباني، والإنشاءات، والتجهيزات التقنية.;
• تحديد التجهيزات، والأدوات، والموارد البشرية (قائمة الخبراء، فرق التدخل) في حالة الطوارئ.
• تحديد الأولويات للتفاعل والتدخل لمواجهة الكوارث، لإنقاذ الأرشيف المتضرر.
• وضع برنامج لتدريب الموظفين على كيفية التفاعل مع الكوارث.

إجراء إتاحة الاطلاع على الوثائق

التعريف: هو عملية تسهيل وصول الباحثين إلى الوثائق التاريخية المحفوظة بالأرشيف بواسطة أدوات البحث الورقية والإلكترونية المتوفرة.

الهدف: 

• 1. وضع الضوابط والآليات لمتابعة إتاحة الوثائق الأرشيفية للباحثين.
• 2. الاستجابة إلى طلبات الباحثين بتوفير المواد المطلوبة من قبلهم.
• 3. دعم البحث التاريخي بناءا على ما توفر من الوثائق المحفوظة بالأرشيف.

خطوات الإجراء:

• 1. استقبال الباحث في الأرشيف وتسجيله وتحديد متطلباته.
• 2. توفير وسائل البحث للباحث وتحديد الوثائق المطلوب الاطلاع عليها.
• 3. تحرير طلب الاطلاع على الوثائق (مرفق).
• 4. موافقة الادارة على توفير الوثائق للباحث.
• 5. تحضير المواد من طرف الأرشيفي.
• 6. تسليم المواد للباحث.
• 7. توقيع الباحث على نموذج استلام الوثائق (مرفق).

إجراء إتلاف الوثائق

التعريف: هو عملية التخلص من الوثائق عديمة القيمة بناءً على متطلبات القانون وخطة الحفظ والإتلاف.

الهدف

• 1. تطبيق القانون الاتحادي رقم 7/2008 بشأن الأرشيف و المكتبة الوطنية بشأن إتلاف الوثائق الحكومية.
• 2. ضبط عملية التخلص من الوثائق و الملفات المنتجة في الجهات الحكومية والتي لم تعد مفيدة للبحث التاريخي.
• 3. التقليل بشكل مدروس من حجم الوثائق المخزنة لدى الجهات الحكومية وتفادي الإتلاف العشوائي للوثائق الحكومية. 
• خطوات الإجراء:
• 1. تحديد الوثائق المقرر إتلافها بناء على خطة حفظ الملفات.
• 2. إعداد قائمة الوثائق المقرر إتلافها.
• 3. تحرير جدول إتلاف الأرشيف.
• 4. اعتماد الجدول من رئيس الجهة المعنية وارفاقه برسالة رسمية الى الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• 5. إرسال الجدول إلى الأرشيف و المكتبة الوطنية للعرض على لجنة إتلاف الوثائق.
• 6. تقييم الوثائق من طرف لجنة إتلاف الوثائق وأخذ القرارات بشأن الإتلاف من عدمه.
• 7. تحديد موعد الإتلاف.
• 8. التحضير الفعلي للأرشيف المعد للإتلاف.
• 9. التدقيق الفعلي على الأرشيف قبل عملية الإتلاف.
• 10. تنفيذ عملية الإتلاف بحضور أعضاء لجنة إتلاف الوثائق.
• 11. تحرير وتوقيع محضر إتلاف الأرشيف.

إجراء التصوير الضوئي للوثائق

التعريف: عملية فنية يتم من خلالها تحويل الوثائق الورقية إلى الصيغة الإلكترونية.

الهدف:

• 1. ضبط عملية تحويل الوثائق الورقية إلى الصيغة الإلكترونية لضمان تحقيق الجودة بالنسبة لجميع الوثائق المصورة ضوئيا.
• 2. إنجاز نسخ احتياطية للوثائق التاريخية.
• 3. الاكتفاء بالاطلاع على الوثائق الإلكترونية من أجل المحافظة على الوثائق الأصلية من أي تلف قد يلحق بها من جراء تكرار تداولها.
• 4. تسهيل عملية الوصول إلى الوثائق إلكترونيا عبر النظم الإلكترونية المتوفرة بالأرشيف و المكتبة الوطنية.

خطوات الإجراء:

• 1. تحضير الوثائق للتصوير الضوئي.
• 2. ضبط الأجهزة حسب المعايير المعتمدة بالأرشيف.
• 3. تنفيذ المسح الضوئي للوثائق الورقية.
• 4. التدقيق على جودة الوثيقة الإلكترونية ومطابقتها مع أصل الوثيقة الورقية.
• 5. فهرسة الوثائق بإدخال بياناتها في النظام الإلكتروني المعتمد.
• 6. التدقيق على البيانات المدخلة في النظام الإلكتروني و مطابقتها مع الوثائق.
• 7. ترحيل الوثائق وبياناتها إلى النظام الإلكتروني المعتمد.
• 8. التدقيق على البيانات المرحلة إلى النظام الإلكتروني المعتمد.

إجراء الرد على الاستشارة

التعريف:

هو الرد على طلبات الاستشارة المقدمة من الجهات الحكومية، في جميع النواحي المتعلقة بالأرشيف وبناء نظام إدارة الوثائق في الجهة، وذلك بما يتوفر لدى الأرشيف و المكتبة الوطنية من معلومات، استناداً على المعايير والمقاييس العالمية المعتمدة في تنظيم الأرشيف، وخبرة موظفي الأرشيف الوطني في هذا المجال.

الهدف:

• 1.مساعدة الجهات الحكومية في تنظيم أرشيفاتها.
• 2. تنظيم عملية تقديم الخدمات الاستشارية بالأرشيف و المكتبة الوطنية، في مجال الأرشيف الحكومي والأرشفة الإلكترونية، وتحقيق أقصى سرعة استجابة.
• 3. توثيق الاستشارات المقدمة إلى الجهات الحكومية.
• 4. بناء نظرة شاملة حول المشاكل والمعوقات التي تعيق الجهات الحكومية عن تنظيم أرشيفاتها، وبالتالي وضع الحلول المناسبة وإعداد الدراسات اللازمة التي تخدم هذا المجال.
• خطوات الإجراء:
• 1. تقديم طلب استشارة من الجهة الحكومية، واعتماده من رئيس اللجنة.
• 2. تحويل الطلب إلى الجهة المعنية في الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• 3. الرد على الاستشارة، وتوفير المواد المطلوبة.

  ملاحظة : لن يتم النظر في أي طلب من قبل الأرشيف و المكتبة الوطنية إلا إذا وافق مسبقا من قبل رئيس اللجنة أرشيف ذات الصلة.

إجراء تحويل الوثائق

التعريف: هو عملية نقل الوثائق والملفات التاريخية من الجهات الحكومية الى الأرشيف و المكتبة الوطنية ليتم حفظها فيه بشكل دائم بناءا على خطة حفظ الملفات.

الهدف: يهدف إجراء تحويل الوثائق إلى الأرشيف و المكتبة الوطنية إلى:

• جمع الوثائق التاريخية وتشكيل رصيد الأرشيف و المكتبة الوطنية لدولة الإمارات العربية المتحدة.
• تنظيم عملية تحويل الأرشيف من المؤسسات الحكومية وفقاً لضوابط يحددها الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• حفظ الوثائق الحكومية في أحسن الظروف.

خطوات الإجراء:

• التحضير المادي للأرشيف المعد للتحويل.
• إعداد قوائم للملفات المراد تحويلها.
• تحرير جدول تحويل الأرشيف.
• اعتماد الجدول من رئيس الجهة وإرفاقه برسالة رسمية الى الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• إرسال جدول تحويل الأرشيف إلى الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• موافقة الأرشيف و المكتبة الوطنية على استلام التحويل.
• التنسيق مع الأرشيف و المكتبة الوطنية لتحديد موعد وآلية التحويل.
• نقل الأرشيف حسب الإجراءات المعتمدة من طرف الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• استلام التحويلة في الأرشيف و المكتبة الوطنية والتدقيق على الأرشيف عند استلامه.
• ترتيب الملفات المحولة في مخازن الحفظ وتسجيل بياناتها في الأنظمة المعتمدة.
• توقيع جدول تحويل الوثائق والاحتفاظ بالنسخة الأصلية بالأرشيف و المكتبة الوطنية.

إجراء فرز وفهرسة الوثائق التاريخية

التعريف: عملية معالجة الوثائق والملفات التاريخية التي يتم جمعها في الأرشيف و المكتبة الوطنية من أجل تسهيل عملية استرجاعها واستخدامها في البحث التاريخي.

الهدف : يهدف الإجراء إلى :

• 1. تقييم الوثائق ذات القيمة التاريخية التي يتم جمعها في الأرشيف و المكتبة الوطنية.
• 2. فهرسة الملفات والوثائق لإبراز محتوياتها للباحثين.
• 3. تطبيق المواصفات القياسية العالمية في عملية الوصف الأرشيفي.
• 4. إعداد أدوات البحث اليدوية والإلكترونية.

خطوات الإجراء:

• 1. تحديد الأرشيف القابل للحفظ الدائم، بناءً على معايير الأرشيف التاريخي.
• 2. إعداد قوائم الملفات القابلة للحفظ الدائم.
• 3. إعداد قوائم للملفات المعدة للإتلاف.
• 4. القيام بفهرسة الملفات المعدة للحفظ باستخدام المقاييس المعتمدة.
• 5. التدقيق على الفهرسة.
• 6. إعداد الفهارس وقواعد البيانات.
• 7. حفظ الوثائق في مخازن مخصصة للأرشيف التاريخي.