التعريف: هو عملية تسهيل وصول الباحثين إلى الوثائق التاريخية المحفوظة بالأرشيف بواسطة أدوات البحث الورقية والإلكترونية المتوفرة.
الهدف:
1. وضع الضوابط والآليات لمتابعة إتاحة الوثائق الأرشيفية للباحثين.
2. الاستجابة إلى طلبات الباحثين بتوفير المواد المطلوبة من قبلهم.
3. دعم البحث التاريخي بناءا على ما توفر من الوثائق المحفوظة بالأرشيف.
خطوات الإجراء:
1. استقبال الباحث في الأرشيف وتسجيله وتحديد متطلباته.
2. توفير وسائل البحث للباحث وتحديد الوثائق المطلوب الاطلاع عليها.
3. تحرير طلب الاطلاع على الوثائق (مرفق).
4. موافقة الادارة على توفير الوثائق للباحث.
5. تحضير المواد من طرف الأرشيفي.
6. تسليم المواد للباحث.
7. توقيع الباحث على نموذج استلام الوثائق (مرفق).
إجراء التصوير الضوئي للوثائق
إجراء التصوير الضوئي للوثائق
التعريف: عملية فنية يتم من خلالها تحويل الوثائق الورقية إلى الصيغة الإلكترونية.
الهدف:
1. ضبط عملية تحويل الوثائق الورقية إلى الصيغة الإلكترونية لضمان تحقيق الجودة بالنسبة لجميع الوثائق المصورة ضوئيا.
2. إنجاز نسخ احتياطية للوثائق التاريخية.
3. الاكتفاء بالاطلاع على الوثائق الإلكترونية من أجل المحافظة على الوثائق الأصلية من أي تلف قد يلحق بها من جراء تكرار تداولها.
4. تسهيل عملية الوصول إلى الوثائق إلكترونيا عبر النظم الإلكترونية المتوفرة بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
خطوات الإجراء:
1. تحضير الوثائق للتصوير الضوئي.
2. ضبط الأجهزة حسب المعايير المعتمدة بالأرشيف.
3. تنفيذ المسح الضوئي للوثائق الورقية.
4. التدقيق على جودة الوثيقة الإلكترونية ومطابقتها مع أصل الوثيقة الورقية.
5. فهرسة الوثائق بإدخال بياناتها في النظام الإلكتروني المعتمد.
6. التدقيق على البيانات المدخلة في النظام الإلكتروني و مطابقتها مع الوثائق.
7. ترحيل الوثائق وبياناتها إلى النظام الإلكتروني المعتمد.
8. التدقيق على البيانات المرحلة إلى النظام الإلكتروني المعتمد.
إجراء فرز وفهرسة الوثائق التاريخية
إجراء فرز وفهرسة الوثائق التاريخية
التعريف: عملية معالجة الوثائق والملفات التاريخية التي يتم جمعها في الأرشيف و المكتبة الوطنية من أجل تسهيل عملية استرجاعها واستخدامها في البحث التاريخي.
الهدف : يهدف الإجراء إلى :
1. تقييم الوثائق ذات القيمة التاريخية التي يتم جمعها في الأرشيف و المكتبة الوطنية.
